Każdy przedsiębiorca, który prowadzi swoją działalność gospodarczą, niezależnie od jej wielkości na co dzień spotyka się dokumentami księgowymi. Wielu właścicieli firm nie wyobraża sobie prowadzenia księgowości samodzielnie, korzysta więc z usług biur księgowych. W ostatnich kilku latach pojawiła się również opcja alternatywna, czyli księgowość online. Na czym ona polega, jakie ma plusy i minusy i dla kogo będzie świetnym rozwiązaniem? Odpowiemy poniżej.
Czym jest księgowość online?
Księgowość online to usługa, bazująca na specjalnej aplikacji wyposażonej w narzędzia księgowo-finansowe. Dzięki niej możemy w wygodny i łatwy sposób prowadzić księgowość swojej firmy. Aplikacja daje nam szerokie możliwości i umożliwia m.in.:
- wystawianie faktur,
- księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży,
- obliczanie składek ubezpieczenia do ZUS, zobowiązań podatkowych, np. VAT,
- generowanie i wysyłanie JPK (jednolity plik kontrolny),
- wysyłanie e-deklaracji,
- ewidencję Księgi Przychodów i Rozchodów.
W zależności od firmy i rodzaju pakietu, który wybierzemy, oprócz standardowych opcji aplikacja oferuje wiele innych możliwości . Możemy również skorzystać np. z bazy danych CRM, narzędzi do kontroli rozliczeń, tworzenia wykresów i analiz, możemy również zintegrować księgowość z naszym sklepem online – jeśli taki posiadamy.
Dla kogo to dobre rozwiązanie?
Aplikacje księgowości online są intuicyjne i proste w obsłudze, dlatego nie musimy się obawiać, że sobie nie poradzimy z rozliczeniami czy wystawianiem faktur. Korzystanie z tej usługi jest tańsze niż współpraca z tradycyjnym biurem rachunkowym. Dlatego ta forma sprawdzi się przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy, sklepy internetowe, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, są płatnikami VAT. W przypadku niejasności lub wystąpieniu pytań większość ofert na rynku zapewnia dostęp do porad księgowego (telefonicznie lub online). To zdecydowanie dobra propozycja dla osób, które lubią korzystać z nowych technologii i które nie potrzebują ciągłego kontaktu ze swoim księgowym. Do prowadzenia księgowości online, na ogół wystarczy laptop z dostępem do Internetu. W razie awarii sprzętu możemy posiłkować się szybkim kredytem, który pozwoli nam na zachowanie ciągłości w prowadzeniu rozliczeń.
Jakie są zalety księgowości online?
Zalety prowadzenia księgowości online:
- niższe koszty – korzystanie z księgowości online jest znacznie tańsze niż zatrudnienie księgowej,
- wszystko w jednym miejscu – po zalogowaniu się do aplikacji możemy szybko i łatwo odnaleźć archiwalne raporty, wcześniejsze deklaracje VAT, wszystkie wydatki, rozliczenia podatków i ZUS itd.,
- dostępność 24h – księgowość ta dostępna jest cały czas, więc możemy dokonywać rozliczeń, kiedy i gdzie chcemy.
- integracja z platformami zakupowymi
- usługi dodatkowe w jednej aplikacji – korzystając z księgowości online mamy dostęp do różnych funkcji dodatkowych,
- bezpieczeństwo – dane przekazywane w systemie są szyfrowane i przechowywane w serwerowniach odpowiadających najwyższym standardom bezpieczeństwa. Dodatkowo, dzięki temu, że są archiwizowane, w razie utraty dokumentacji, możemy ją zawsze odzyskać.
Księgowość online to świetny zestaw narzędzi, które ułatwiają samodzielne przeprowadzenie procesów księgowe w firmie. Wystarczy nam dostęp do Internetu i programu księgowości online, aby móc korzystać z tej usługi w dowolnym miejscu i czasie.